Comment organiser sa journée pour réussir ?

par Nov 18, 2020

Réussir à mieux organiser sa journée a de nombreux bénéfices sur ta qualité de vie ainsi que sur ton épanouissement. En effet, cela te permet d’être plus efficace, plus productif et surtout, d’avoir plus de temps libre pour faire ce qui est vraiment important pour toi.

Une tâche utilise toujours le temps qu’on lui alloue

C’est un grossier résumé de la loi de Parkinson. Loi mise en lumière par Cyril Northcote Parkinson. Cette dernière indique que le travail tend à se dilater jusqu’à occuper tout le temps disponible.

Et ce n’est pas complètement faux puisque bien souvent, lorsqu’on ne se donne pas de limite à une tâche, on a tendance à passer beaucoup trop de temps sur cette dernière.

Passer 25% de sa journée sur une tâche qui devrait en prendre que 7%, ce n’est pas ce qu’on peut appeler “une journée productive“.

Si tu as tant de mal à planifier tes journées, c’est à cause de ces 4 problèmes :

  • Beaucoup de temps passé à faire tes tâches
  • Du temps perdu sur des détails
  • tu ne sais pas comment planifier correctement ta journée
  • gérer les imprévus est un grand défi pour toi

Mais bonne nouvelle, dans la suite de cet article, je vais te montrer comment réussir à organiser ta journée. Et cela, dans le but de t’aider à réussir à t’épanouir dans tous les domaines de ta vie.

Pourquoi organiser sa journée ?

Todo list pour organiser sa journée de travail

Beaucoup de personnes pensent que le fait de prendre le temps de planifier sa journée est une perte de temps. Ces personnes pensent qu’elles peuvent ne pas s’organiser et tout de même passer des journées productives.

En réalité, c’est complètement faux. Ou si c’est vrai, ça l’est pour une toute petite partir de la population.

Organiser sa journée est surtout une économie de temps. Peut-être pas sur le court terme, car il faut prendre le temps de se pencher sur la question. Mais sur le long terme, s’en est une.

Outre le fait de te faire gagner du temps, c’est aussi un moyen d’être plus proactif que réactif. En d’autres termes, c’est un excellent moyen de donner le ton à tes journées au lieu de les subir.

Et c’est un luxe que très peu de personnes arrivent à s’offrir.

Etre moins stressé(e)

Lorsque tu arriveras à bien t’organiser, ton stress diminuera. Et même si ce dernier n’était pas un stress qui te donnait des douleurs au ventre, il t’empêchait de bien dormir et d’être à 100% de ton efficacité.

S’organiser, c’est une manière de se sentir en sécurité et d’avoir l’impression de tout contrôler. Et pour causes, tu sais exactement ce que tu as à faire et quand est-ce que tu dois le faire.

Tu pourras aussi être capable de mieux gérer les imprévus, de maximiser ton temps et donc, de ne pas être surchargé(e).

Devenir plus productif

Tu vas pouvoir passer des journées beaucoup plus productives. En effet, en sachant exactement ce que tu as à faire, tu peux te concentrer uniquement sur les tâches à accomplir en priorité.

De cette manière, tu vas gagner du temps, de l’efficacité et surtout, tu vas arrêter de gaspiller ton énergie pour rien.

Organiser sa journée : mesurer sa productivité

Courbe de productivité sur une feuille de papier pour calculer sa productivité

Avant de commencer cet article pour apprendre à transformer ta productivité, je voudrais te montrer la méthode que j’utilise pour mesurer ma productivité. Cela me permet d’avoir un ratio d’efficacité quotidienne.

Je me sers ensuite du résultat pour le comparer à ceux des prochaines semaines ou des prochains mois. Je peux ainsi comprendre quelle technique de productivité fonctionne vraiment. Cela m’aide à voir ce que je dois améliorer ou perfectionner.

Calculer son efficacité pour une tâche

Je me sers de ce calcul pour connaître mon efficacité sur les tâches répétitives comme tout ce qui relève de l’administratif : répondre aux emails et aux commentaires, factures, …

durée prévue de la tâche / nombre total d’heures utilisées

Dans “durée prévue de la tâche”, tu dois mettre le temps (en heure) que tu penses prendre pour réaliser la tâche en question. Dans le “nombre total d’heures utilisées’, tu dois mettre le temps que tu as pris pour faire cette tâche.

Par exemple, si je devais prendre 1h pour checker mes mails et y répondre mais que j’en prends 30 mins de plus. Mon efficacité pour cette tâche sera de 66% :

1 / 1.5 = 0.66

0.66 * 100 = 66

Calculer sa productivité quotidienne

Le calcul qui me permet de voir mon efficacité pour une tâche est utile pour m’aider à optimiser cette dernière. Mais ce qui est aussi intéressant à savoir, c’est sa productivité quotidienne.

C’est en connaissant sa productivité quotidienne qu’il est plus facile d’organiser sa journée.

temps consacré au travail réel / temps passé sur ton lieu de travail (maison, bureau, école, jardin, …)

Tu ne vas pas pouvoir connaître ce chiffre tout de suite, il va falloir que tu fasses une journée “test”. Lors de cette dernière, tu vas noter combien d’heures est-ce que tu travailles vraiment.

De mon côté :

9h de travail réel / 12h sur mon lieu de travail

Soit une efficacité de 75% : 9 / 12 = 0,75

À partir de ce résultat, je sais que je dois corriger des choses dans ma journée. En effet, peut-être que je me laisse déborder, que je ne sais pas comment aller à l’essentiel ou que je n’ai pas d’objectifs précis.

Prends le temps de faire ces calculs. Tu seras plus apte à te transformer en machine de productivité.

Les méthodes efficaces pour organiser sa journée

Il existe des centaines de méthodes pour réussir à organiser sa journée pour gagner en efficacité sans perdre en qualité. Il y en a des plus efficaces que d’autres. Une chose est sûre, celles que je vais te proposer sont extrêmement efficaces !

1. La règle des 1-3-5

Pour transformer ta productivité personnelle, la règle d’or est de ne pas avoir la tête sous l’eau. La règle des 1-3-5 est-là pour t’aider. Cette dernière stipule que tu ne dois pas avoir plus de 9 tâches par jour.

Dans ces 9 tâches, tu dois en avoir 1 qui soit essentielle, 3 tâches qui sont moins importantes que la première mais qui sont chronophages et 5 petites tâches qui ne sont pas forcément obligatoires mais qui participent à ton bonheur (comme le fait de lire par exemple ou regarder un épisode de ta série).

En suivant cette méthode, il sera déjà beaucoup plus simple de s’organiser et d’être zen. En effet, avoir qu’une seule grosse tâche à faire va t’aider à ne pas te laisser déborder.

Pour mettre fin à la procrastination, il n’y a pas mieux.

2. La méthode Pomodoro

Timer sur un lit pour utiliser la méthode Pomodoro

En développement personnel, on utilise beaucoup cette technique. Elle est très efficace. La méthode Pomodoro a été inventée en 1980 par Francesco Cirillo.

L’objectif est de découper ses tâches en intervalles de 25 mins découpées par des pauses de 5 mins. Tous les 4 pomodoro (tous les 4 cycles), tu peux prendre une pause de 15 à 20 mins.

Si quelqu’un t’interrompt pendant un Pomodoro, tu dois remettre le timer à 0.

Cette méthode se base sur le fait qu’il sot important de faire des pauses pour booster sa productivité. Également, elle favorise l’agilité de l’esprit. En effet, elle oblige ce dernier à alterner entre le travail et le repos ainsi qu’entre plusieurs tâches différentes.

3. La méthode S.M.A.R.T

Cette dernière est très efficace pour améliorer la qualité de tes objectifs et ainsi, réussir à mieux organiser ta journée.

La méthode S.M.A.R.T a été inventée par George T. Doran. Elle dit qu’un objectif doit être :

  • spécifique : il doit clairement être défini et être le plus précis possible
  • mesurable : il faut être capable de savoir précisément quand notre objectif est atteint
  • atteignable : tu dois savoir si tu as les moyens d’y arriver (ressources financières, le bon matériel, …). Tu dois également évaluer tes compétences pour savoir si tu devras te former (ce qui pourrait allonger la durée de l’objectif)
  • réaliste : tu dois évaluer ta situation actuelle pour savoir si tu peux te lancer dans cet objectif
  • temporellement défini : ton objectif doit avoir une date de fin. Cela va t’aider à te booster

Ce n’est pas une méthode qui va permettre à une personne d’organiser sa journée sur le court terme. En revanche, sur le long terme oui.

En effet, si le cœur t’en dit, tu peux essayer de réaliser un objectif pas S.M.A.R.T. Tu verras assez rapidement que, puisque cet objectif n’est pas correctement défini et que tu n’as pas pris le temps de l’évaluer, tu auras beaucoup plus de mal à organiser tes journées.

Une objectif clairement défini est la base d’une vie productive

Tout ça pour te dire que le fait d’avoir des bons objectifs bien définis, permet de mieux organiser sa journée.

4. La loi de Pareto : la règle des 20/80

Cette loi stipule que la majorité des résultats sont dus à une minorité de causes. Ce qui est formidable avec cette loi, c’est qu’elle s’applique à tous les domaines de la vie.

En effet, on peut l’appliquer au domaine du minimalisme : tu utilises 20% de tes habits 80% du temps, pourquoi ne pas donner ou vendre les autres ?

Pour l’appliquer au domaine de la productivité, il faut se concentrer sur les 20% des actions qui vont t’apporter 80% des résultats. C’est ce exactement ce qui va te permettre de travailler moins mais mieux.

Tu pourrais par exemple analyser les tâches que tu as à faire aujourd’hui ou cette semaine puis, éliminer celles qui ne sont pas importantes et qui ne te donnent pas 80% de résultats pour 20% d’efforts.

7 bonnes habitudes à prendre pour organiser sa journée

todo list sur une table entourée d'un appareil photo et d'un stylo pour organiser sa journée

Maintenant que tu connais les méthodes efficaces pour organiser ta journée, tu es sur la bonne voie pour avoir des journées plus productives. Il te reste cependant quelque chose à voir : les habitudes.

Habitude n°1 : la planification quotidienne

Pour beaucoup de personnes, planifier sa journée est une perte de temps. Pourtant, sur le long terme, c’est une économie de temps absolument énorme !

Je pense qu’il est très bon de planifier ta journée du lendemain le soir. Comme tu le sais, notre cerveau ne se repose pas la nuit. Cela te permettrait donc te préparer mentalement aux tâches que tu auras à accomplir le lendemain.

Tu commencerais ainsi ta journée avec un plan en tête au lieu de commencer ta journée en subissant la vie.

Habitude n°2 : estimer le temps des tâches

Lorsque tu planifies tes journées, pense à estimer le temps des tâches que tu te donnes. Cela te permettra de savoir si c’est possible de tout caser dans une même journée.

J’ai remarqué que nous avons tendance à nous sur-estimer et à nous donner plus de tâches que nous pouvons en faire.

En estimant le temps que te prennent tes tâches, tu pourras te laisser de la marge pour afin de prévenir toutes les interruptions comme : le temps pour te rendre sur ton lieux de travail, tes temps de pauses, un problème technique, …

Habitude n°3 : faire des pauses

Tu ne peux pas passer une journée en étant productif 100% du temps. Généralement, on pense à tort que faire des pauses est une perte de temps. On ne l’inclus donc pas dans l’organisation de sa journée.

Pourtant, si tu ne fais pas de pauses, ta journée va ressembler à ça :

  • le matin, tu auras 100% de productivité
  • au bout d’une ou deux heures, ta productivité va baisser de 10 ou 15%. Tu seras déjà moins efficace pour réaliser tes tâches
  • en fin de matinée, si tu n’as toujours pas fait de pause, tu vas commencer à trouver le temps long et à avoir faim. Ta productivité va encore en prendre un coup et baisser de 20% pour arriver à 70%
  • après mangé, tu auras fait une pause mais tu seras aussi en pleine digestion. Ta productivité sera à 40%
  • et ainsi de suite …

Bien-sûr, j’ai dit les pourcentages au hasard mais l’idée reste la même. En revanche, si tu fais des pauses, tu vas réussir à régénérer ta productivité. Pas à 100% mais peu importante. Ça sera toujours mieux que rien.

Tout ça pour te dire qu’il y a plus de chances que tu arrives à faire toutes tes tâches quotidiennes si tu fais des pauses que si tu n’en fais pas.

Habitude n°4 : investir dans les bons outils

Agenda ouvert avec un crayon dessus pour organiser sa journée

Pour planifier correctement sa journée, il est important d’avoir deux choses : un agenda et une liste de tâches.

L’agenda va te permettre de calculer la quantité de temps pour accomplir une tâche en te donnant des dates butoirs.

La liste de tâches va te permettre d’écrire toutes les tâches que tu as à faire et de choisir celles que tu veux faire en priorité et mettre dans ton agenda.

Habitude n°5 : trier ses tâches

Une autre bonne habitude à prendre est de trier ses tâches. Pour une bonne organisation, il est préférable de faire la tâche la plus importante le matin.

De cette manière, tu es sûr que tu pourras finir ta journée en te disant que le plus gros est fait. Et ce, même si tu n’as pas eu le temps de faire la moitié des activités que tu devais faire.

Je t’encourage à trier tes tâches selon la matrice d’Eseinhower.

Pour cela, prends une feuille est fais en sorte d’avoir un tableau de 4 cases (2 à la verticale et 2 à l’horizontale).

La première case sera celle où tu mettras les tâches les plus importantes et urgentes. La seconde, celle où tu mettras les tâches importantes mais non urgentes. La troisième, celle où tu mettras les tâches non importantes mais urgentes. Enfin, la troisième case sera celle où tu mettras les tâches non importantes et non urgentes.

Habitude n°6 : déléguer

Déléguer des tâches n’est pas simple à faire. Généralement, on ne veut pas le faire parce qu’on se dit qu’elle sera mieux effectuée par nous-même.

Mais la réalité est qu’il y a des tâches que tu dois absolument déléguer pour avoir le temps de réussir à accomplir toutes les autres.

Mais alors, comment savoir ce qu’il faut déléguer ?

C’est simple, il suffit de reprendre, la matrice d’Eseinhower. Et plus particulièrement, la dernière case de cette matrice : la case des tâches non importantes et non urgentes. Tout ce qui se trouve dans cette case est à déléguer.

Tips : supprime toutes les tâches qui sont dans ta liste depuis trop longtemps.

Habitude n°7 : élaborer un planning

Enfin, la dernière bonne habitude à prendre est d’élaborer un planning. Je m’explique. Le but de cette habitude est de couper ta journée en blocs de temps.

Se donner des horaires offre 90% plus de chances de réaliser les tâches

Pour reprendre l’exemple de mes tâches administratives (répondre aux mails, gérer les factures, répondre aux commentaires), je pourrais les regrouper dans un bloc nommé “administratif”.

J’aurais ensuite juste à placer ce bloc dans mon planning tous les jours de 8h à 9h.

Dès qu’on se donne des horaires, on augmente de 90% la chance qu’on a de réaliser nos tâches. C’est juste énorme ! De plus, cette habitude permet de limiter la quantité de temps qu’on s’accorde pour faire une tâche. On contre donc la loi de Parkinson vue en début d’article.

Mes habitudes

Il existe plusieurs façons d’organiser sa journée. En guise d’exemple, voici la mienne.

  • Préparation de ma journée le soir

J’intègre toujours la préparation de ma journée à ma routine du soir. Cela me permet de me coucher en sachant exactement ce que j’ai à faire. J’ai aussi intégré la lecture de mon planning à ma routine matinale.

  • Méditation

C’est ce qui m’aide à être plus calme afin de gérer les imprévus avec plus de facilité. Il m’arrive de faire de la méditation pendant mes pauses même si je préfère faire des exercices de respiration.

  • Commencer par la tâche la plus importante

J’ai pris l’habitude de commencer par la tâche la plus importante de ma journée. Je fais d’ailleurs toujours en sorte de n’avoir qu’une seule tâche importante par jour.

  • Blocage de ma todo list à 9 tâches

Je fais en sorte de ne pas avoir plus de 9 tâches sur ma todo list tout en prenant soins de respecter la règle des 1-3-5.

  • La règle des deux minutes

C’est une habitude qui m’aide à vaincre la flemme ou la procrastination. Je me donne 2 mins pour travailler. Au bout des 2 mins, je me laisse deux choix : arrêter ou continuer. Dans 99% des cas, je préfère continuer.

  • Faire de l’exercice

Faire de l’exercice me permet de me vider la tête. Je peux ainsi profiter d’une plus grande concentration.

  • Préparer ma journée à l’avance

J’ai pris l’habitude de toujours préparer mes journées la veille. Je prépare mes habits, mon petit déjeuner, mon sac, … Cela me permet de gagner du temps le matin.

  • Prendre du temps pour moi

Je trouve qu’il est important de prendre du temps pour soi pour s’épanouir dans la vie et relâcher la pression. Je m’accorde donc tout le temps quelques instant pour penser à moi.


Et toi, tu arrives à organiser tes journées ? Quelles sont tes techniques ? Dis-le en commentaire !

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